1. Ấn tượng ban đầu.
Không nên đối đầu ngay với đối tác đàm phán bằng những yêu cầu định hỏi. Trước hết phải tạo ra một không khí tin cậy, dễ chịu bằng một vài câu nói mang tính cá nhân bằng cử chỉ và thái độ vui vẻ, dễ chịu. Bạn luôn nhớ rằng sẽ không bao giờ có cơ bội lần thứ hai để gây ấn tượng ban đầu. Sau đó bạn sẽ bắt đầu nói về chủ đề nội dung mà bạn định đàm phán, thương thuyết với đối tác.
2. Chú ý tới các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể trong khi đàm phán.
Ít nhất một nửa thông tin định truyền đạt trong đàm phán được thông qua và tiếp nhận qua các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể bạn. ít nhất một phần ba thông tin được tiếp nhận thông qua tiếng nói, giọng điệu và cách nói của người đàm phán. Một gương mặt hồ hởi, thái độ cởi mở sẽ nhanh chóng tạo nên thiện cảm từ phía đối tác đàm phán. Ý thức đánh giá cao, coi trọng đối tác của người đám phán sẽ thể hiện ngay trong cách thể hiện, giọng điệu và cách nói. Chỉ có thể đàm phán và thuyết phục thành công nếu tự người đàm phán không có ý thức và cảm giác mình sẽ hoặc đang đóng kịch với đối tác.
3. Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán và luôn luôn bám sát theo đuổi mục tiêu này trong suốt quá trình đàm phán.
Người nào không biết rõ mình muốn gì thì sẽ thường đạt được kết quả mà mình không mong muốn. Vì vậy, trước khi vào cuộc đàm phán thương thuyết, người đàm phán phải cố gắng chia tách mục tiêu cuối cùng của mình thành những mục tiêu nhỏ mà mình phải trao đổi với đối tác và đạt được kết quả. Nếu càng có nhiều mục tiêu cụ thể và luôn theo đuổi các mục tiêu này trong quá trình đàm phám thì kết quả cuối cùng của đàm phán càng chóng đạt được.
4. Người đàm phán tốt phải biết rèn cho mình có khả năng lắng nghe đối tác nói.
Người ta nói rằng người thắng cuộc bao giờ cũng là người biết nghe. Chỉ có ai thật sự quan tâm chú ý lắng nghe đối tác đàm phán với mình nói gì, muốn gì thì người đĩ mới có những phản ứng, lý lẽ phù hợp có lợi cho mình. Khi nghe đối tác trình bày cần phải biết phân biệt tâm trạng, thái độ của họ. Xem họ có biểu hiện trạng thái quá hưng phấn, bốc đồng, ức chế hay bực bội không. Cũng có thể đối tác đàm phán đang muốn lôi kéo, cuốn hút về một hướng khác và tìm cách khai thác thêm thông tin.
5. Phải biết trình bày, sử dụng từ ngữ một cách khôn khéo, linh hoạt.
Đừng bao giờ nói rằng vấn đề này mình có quan điểm khác mà nên nói về cơ bản mình cũng nghĩ như vậy nhưng chỉ muốn nhấn mạnh thêm điểm này. Ðừng nói thẳng rằng đối tác có cách nhìn nhận sai lầm mà nên nói đó cũng là một cách nhìn nhận đúng nhưng chúng ta cũng thử lật lại vấn đề một lần nữa xem sao. Ðừng bao giờ nói hàng hóa, dịch vụ của mình là rẻ vì rẻ thường đem lại ấn tượng hay suy diễn không tốt về chất lượng. Khi đang tranh cãi, đàm phán về giá cả thì đừng nói: chúng ta sẽ không đạt được kết quả nếu chỉ đàm phán về giá mà nên chuyển hướng. Trước khi tiếp tục đàm phán về giá cả, chúng ta nên trao đổi xem xét thêm chất lượng, hình thức của hàng hóa, phương thức thanh tóan,… Nếu đối tác bị ấn tượng thì vấn đề giá cả không còn quá gay cấn khi tiếp tục đàm phán.
6. Người đàm phán kinh doanh phải biết hỏi nhiều thay vì nói nhiều.
Người nào hỏi nhiều thì người đó sẽ có lợi thế, không chỉ về thông tin mà cả về tâm lý, về tính chủ động trong đàm phán. Những câu hỏi hợp lý khéo léo sẽ chứng minh cho đối tác là mình luôn luôn lắng nghe, quan tâm đến điều họ đang nói. Chính trong thời gian lắng nghe bạn có thể phân tích, tìm hiểu các động cơ, ý muốn của đối tác đàm phán. Tùy từng trường hợp có thể đặt câu hỏi trực tiếp hay gián tiếp. Câu hỏi trực tiếp thường được đặt ra khi mới bắt đầu đàm phán, giúp giảm bớt khoảng cách giữa hai bên đàm phán và có được nhiều thông tin trước khi thật sự bắt đầu đàm phán. Các câu hỏi gián tiếp cũng có thể là câu hỏi đón đầu, thường sử dụng ở những giai đoạn sau của cuộc đàm phán thương thuyết. Khi cần làm rõ hay khẳng định một điều gì, nên đặt câu hỏi sao cho đối tác chỉ cần trả lời có hay không. Tất nhiên phải thận trọng nếu đặt nhiều câu hỏi loại này vì sẽ gây cho đối tác cảm giác bực mình, khó chịu.
7. Người đàm phán cần phải biết mình có thể được phép đi tới đâu, tự do đàm phán tới giới hạn nào.
Ðâu là điểm thấp nhất mà mình có thể chấp nhận được. Ðâu là điểm mình không bao giờ được thay đổi theo hướng có lợi cho đối tác. Biết được giới hạn đàm phán, tức là sẽ biết được thời điểm phải ngừng hay chấm dứt đàm phán và chuyển hướng, tìm phương án giải quyết khác. Không phải cuộc đàm phán thương thuyết thương mại nào cũng dẫn đến ký kết hợp đồng thương mại. Người có khả năng đàm phán tốt phải là người có đủ dũng cảm và quyết đóan không chịu ký kết một hợp đồng kinh doanh nếu có thể gây bất lợi cho mình. Ðể đàm phán thành công, không nên thực hiện cứng nhắc theo nguyên tắc “được ăn cả, ngã về không”.
8. Ðể thành công trong đàm phán kinh doanh, cần có một ý thức, tư duy sẵn sàng thoả hiệp nếu cần thiết.
Có khi “một món quà nhỏ”, một sự nhường nhịn, chấp nhận nhỏ cho đối tác thì có thể đem lại cho bạn cả một hợp đồng kinh doanh béo bở. Ðàm phán kinh doanh là một quá trình thường xuyên phải chấp nhận “cho và nhận”; phải cân nhắc so sánh, phải tranh luận và chờ đợi. Ðừng nên để xuất hiện cảm giác lộ liễu có người thắng và người thua sau cuộc đàm phán kinh doanh, nếu như bạn còn tiếp tục kinh doanh với đối tác đó. Kết quả đàm phán là cả hai bên đều có lợi, là sự trao đổi tự nguyện giữa hai bên. Vì vậy, khi đàm phán không chỉ chú ý cứng nhắc một chiều quyền lợi, mục đích riêng của một bên mà phải chú ý đến cả nhu cầu của bên kia.
9. Ðể tránh cho những hiểu lầm vô tình hay hữu ý và để tránh nội dung đàm phán, thương thuyết bị lệch hướng, nhà đàm phán phải biết nhắc lại kết luận những điểm đã trao đổi, thống nhất giữa hai bên trước khi chuyển sang nội dung đàm phán mới.
Làm được điều đó tức là nhà đàm phán đã chủ động điều tiết buổi thương thuyết. Những điểm chưa rõ có thể sẽ được giải quyết khi được nhắc lại. Nếu khéo léo thì nhà thương thuyết có thể đưa cả hướng giải quyết cho điểm nội dung đàm phán tiếp theo. Thực hiện việc nhắc lại và tóm tắt từng nội dung đã đàm phán sẽ giúp cho nhà thương thuyết luôn luôn không xa rời mục tiêu đàm phán, quá trình đàm phán trở nên có hệ thống, bài bản và là cơ sở cho những lần đàm phán tiếp theo.
Gây ấn tượng khi gặp đối tác
Bạn là người thường xuyên gặp gỡ các đối tác? Vậy bạn đã bao giờ nếm mùi thất bại? Nếu có hãy thử tìm hiểu xem mình còn thiếu sót điều gì nhé!
Bạn là người thường xuyên gặp gỡ các đối tác? Vậy bạn đã bao giờ nếm mùi thất bại? Nếu có hãy thử tìm hiểu xem mình còn thiếu sót điều gì nhé!
Là bộ mặt của công ty, bạn phải thể hiện thế nào để đối tác thấy được tác phong trong công việc của công ty mình. Nếu làm ẩu, bạn sẽ đánh mất tất cả những cố gắng của các nhân viên khác.
Để thiết lập được một mối quan hệ tốt trong làm ăn, trước tiên bạn phải biết cách gây ấn tượng với đối tác. Hãy học cách "bắt" đối tác phải nhớ tới mình ngay sau lần gặp đầu tiên.
Trước tiên, bạn nên nhớ, không chỉ chú ý gây ấn tượng khi gặp trực tiếp mà ngay cả khi giao tiếp qua e-mail, điện thoại, bạn cũng phải tìm cách ghi dấu ấn tốt với người bên kia.
Vậy thì hãy học nhanh một chút mẹo nhỏ để khỏi phải làm họ thất vọng.
1. Ăn mặc ấn tượng
Thật ra, ăn mặc ấn tượng luôn luôn có lợi ở mọi hoàn cảnh và điều đó càng có lợi hơn trong kinh doanh, giao tiếp làm ăn. Ấn tượng ở đây không có nghĩa là gây sốc. Bạn nên mặc làm sao để thể hiện sự nền nã, sang trọng, lịch sự nhưng vẫn toát lên được cá tính của mình. Điều quan trọng hơn cả là hãy diện một bộ đồ vừa vặn với mình, làm tôn lên vẻ đẹp cơ thể vì cái đẹp luôn gây ấn tượng tốt. Hơn nữa, khi bạn mặc đẹp, bạn chắc chắn được ghi thêm điểm ở sự tự tin.
Bạn cần chọn một bộ trang phục phù hợp với hoàn cảnh. Nếu bạn hẹn đối tác ở một bữa dạ tiệc, không nhất thiết cứ phải đóng bộ đồ văn phòng. Đừng quá cầu kỳ trong các chi tiết nhưng nên chú ý đến chất liệu vải và tuyệt đối không mặc đồ nhàu. Một bộ quần áo nhếch nhác khiến đối tác nghĩ công việc kinh doanh của bạn không tốt.
2. Nói năng rõ ràng
Không gì bực bội hay khó chịu hơn việc phải giao tiếp với một người mà không hiểu họ đang nói gì. Nói quá nhỏ, người đối diện phải căng tai ra và luôn luôn phải hỏi lại. Nói quá to thì tất nhiên là bất lịch sự. Cũng đừng nói quá nhanh hay quá ề à, gây ức chế cho người đang lắng nghe. Tóm lại, việc nói rõ ràng, dễ hiểu cũng không quá khó, chỉ cần bạn chú ý tập luyện một chút là được.
3. Thường xuyên sử dụng tên
Hãy dành ít phút để nghĩ xem gần đây bạn đã gặp những ai và ghi nhớ tên của họ. Chắc chắn bạn sẽ gây ngạc nhiên thích thú cho đối tác khi bạn gọi đúng tên họ giữa đám đông dù cả hai đã không liên lạc với nhau nhiều tháng rồi.
Nếu đối tác trùng tên với bạn thì chắc hẳn cuộc trao đổi công việc sẽ thân thiết hơn rất nhiều.
Hãy thường xuyên gọi tên của họ trong lúc nói chuyện, đồng thời tự xưng tên mình để tạo độ thân mật và "ghi" tên bạn vào bộ nhớ của họ. Tuy nhiên, trong trường hợp bạn không nhớ rõ lắm thì chớ gọi bừa. Không gì tệ hơn là gọi nhầm tên người đối diện.
Nếu trí nhớ của bạn không tốt, sau mỗi buổi gặp gỡ, hãy ghi tên người bạn vừa gặp vào một cuốn sổ kèm theo những thông tin liên quan (chức vụ, tên công ty, tính cách, vóc dáng...) rồi thỉnh thoảng giở ra xem lại.
4. Hóm hỉnh, hài hước
Hài hước luôn gây ấn tượng nếu được sử dụng khôn ngoan và đúng lúc. Một chút hóm hỉnh sẽ thay đổi chút không khí trang trọng buổi giao tiếp ban đầu. Nếu đối tác đang gặp phải tình huống khó xử hoặc vừa gây ra việc gì không hay, bạn có thể vận dụng khả năng hài hước của mình để gỡ rối giúp họ, họ sẽ rất cảm ơn bạn đấy.
Tuy nhiên không phải lúc nào cũng nói đùa. Luôn luôn cợt nhả khiến bạn đánh mất sự nghiêm túc cần thiết. Đùa quá đà còn gây khó xử cho người khác. Vì vậy, trước khi đưa ra một câu nói đùa, hãy suy nghĩ cho kỹ hậu quả của nó.
5. Biết lắng nghe
Nói ít và nghe người khác nói, đó là cách để bạn thu thập thông tin và tôn trọng người khác. Tỏ ý lắng nghe người khác bằng cách gật đầu, thỉnh thoảng nói những câu như "tôi hiểu", "vâng", "vậy à",... Bạn nên nhớ, ánh mắt vô cùng quan trọng. Nếu bạn thực hiện tất cả những hành động trên nhưng mắt lại nhìn đi chỗ khác thì sẽ gây hậu quả ngược, đối tác sẽ hiểu rằng bạn đang giả vờ lắng nghe thôi chứ thực ra bạn thấy câu chuyện của họ chán ngắt. Vì vậy, nếu bạn thực sự quan tâm đến họ, hãy chăm chú nhìn họ khi họ nói và thi thoảng có những câu bình luận thích hợp, thể hiện sự hiểu biết của mình.
6. Đặt người khác vào trung tâm của sự chú ý
Có lẽ điều quan trọng nhất khi muốn đánh dấu cho buổi "ra mắt" chính là tránh "lấn sân". Hãy đặt người khác vào trung tâm của sự chú ý. Sai lầm tồi tệ nhất mà bạn có thể mắc phải đó là đề cao mình hay coi trọng mình quá mức. Hãy tạm lánh mình sang một bên để tỏ ý tôn trọng đối tác.
